31 בדצמבר.
לאחר 15 חודשים של עבודה על פרויקט מרכזי בחברה בינלאומית, המערכת עולה מחר לאויר!
עשרות עובדים, מאות חודשי אדם, אלפי ישיבות ומליוני שקלים הושקעו בפרוייקט הזה. דיונים וויכוחים, סיכומים ונוהלים, ימים עמוסים ולילות לבנים.
הפרויקט הוא תולדה של מאמץ עצום של הארגון. והמאמץ הארגוני מורכב ממאמץ קולקטיבי של העובדים בו. העובדים שעמלו על הקמת המערכת במקביל לעבודתם השוטפת. העובדים שהיו צריכים להגדיר מצב קיים ואז לשנות תפיסה, להטמיע תהליכים חדשים, לקרא מסמכים, לשבת בדיונים מעניינים יותר ופחות, לדחות חופשות, להפסיד ארוחות ערב, סיפורי לילה טוב וארועים של חברים ומשפחה.
העובדים האלו השקיעו את מיטב זמנם ומרצם ועכשיו הגיעו ליום שבו סוף סוף המערכת עולה לאויר, שהם יבחנו בחיים האמיתיים את פרות העמל שהשקיעו.
וביום חגיגי זה, לצד ההכנות של הרגע האחרון והחזרות הגֶּנֶרָלִיות, פוזרו ברחבי משרדי החברה שלטי רול-אפ גדולים המכריזים:
1 בינואר – להתחלות והצלחות חדשות
השלטים מרשימים. הם עוצבו בטוב טעם והוצבו במיקומים אסטרטגיים.
היה זה צעד עוצמתי שמטרתו היא הוקרה לעבודה וגיוס של העובדים לצעידה אל עבר המטרה המשותפת.
אלא שאליה וקוץ בה: הנהלת הפרויקט (חיצונית לארגון) השקיעה בשנה ורבע האחרונים מעט מאד בפעילויות הנעה וגיוס. אמנם ליוזמות של פרגון והוקרה יש מקום של כבוד לקראת סוף הפרוייקט, אבל גם ובעיקר לכל אורכו.
אם אנחנו חפצים להכניס ארגון לאוירה של שינוי מערכת, כדאי להתחיל מבעוד מועד. הפרוייקט אינו מתחיל ביום שהוא עולה לאויר, הרתימה נדרשת זמן רב לפני go live. ביום שמוכנים להדליק את המתג המפעיל את המערכת, על כל הגורמים הרלוונטיים כבר להזדהות איתה. וזאת יש לדעת: הזדהות אינה נולדת ביום ורתימה אינה פעילות של "זבנג וגמרנו".
זכיתי לעבוד עם מספר מנהלות שהיו אלופות ברתימה וגיוס. היתה לי הפריבילגיה לראות לקוחות שלנו, מנהלים ברמות שונות בארגון, יוצרים קשר הדוק בין הצוותים שלהם לבין הפרויקטים שהובילו. ואף על פי שלכל מנהל שיטותיו שלו לרתימה, יש משהו משותף לכל אלו שמצליחים: הם מתחילים בתהליך עם ייזום הפרויקט, הם מבינים שרתימה של בודד או של קבוצה זהו תהליך מתמשך, רקימה של תמונת עתיד ובנית אמון ביד אומן.
לכל אחד דרך ייחודית, לפניכם כמה שיטות בדוקות ומנוסות מאומני הרתימה:
- התחילו מוקדם
תהליכים של הזדהות, שינוי וקבלה אורכים זמן. הם תהליכים… כבר כשאתם יודעים שהפרויקט יצא לדרך, התחילו לדבר עליו ולהכניסו למודעות של הצוות שלכם ושל הצוותים המשיקים. יקח לאנשים זמן להכיר, לעכל ולהבין איפה הפרויקט משתלב במפה אותה הם מכירים היום. תנו להם את הזמן הזה. - הסבירו את הרציונל
לפרויקט יש סיבה. הוא בא למלא צורך מסויים, לפתור בעיה או לייצר ערך מוסף. חברו את הצוות ואת הארגון לצורך הזה. כאשר עובדים במסגרת קונטקסט וחותרים לקראת מטרה, יש תחושה של שליחות שגורמת לעבודה להתנהל בקצב מתוגבר ועם אנרגיות מיוחדות - התייחסו להתקדמות הפרויקט
נוסח כמו "עוד 30 יום לעליה לאויר" או "התחלנו היום את הטסטים!" בשלט במטבח, במייל לעובדים, בכרזה בכניסה, נותנת תחושה של התקדמות. כולנו רוצים להרגיש שאנחנו חלק ממשהו שמצליח. הקניה של התחושה הזו לכל אורך התהליך, תגרום לאנשים להרגיש שעבודתם בעלת ערך וששום דבר לא תקוע. - הוקירו את המאמץ ביום יום
כאשר אחד מחברי הצוות משקיע מאמץ מיוחד, הוקירו את המאמץ – ומיד. הכו על הברזל כאשר הוא חם. ממש לא צריך בונוסים וקולות תרועה. לפתק או למייל בהם אתם אומרים תודה רבה תוך ציון המאמץ יש אימפקט ענק. כשעובד יודע שמישהו רואה את המאמץ שלו, הוא מתגייס למשימה, ומוכן לעשות עוד. - תיקון קטן עדיף על פיצוי גדול
אחרון חביב: שכחתם? לא התיחסתם? אתם כבר ביישורת האחרונה ולא רתמתם? זה קורה. כולנו בני אדם. תקנו את המצב עם אמירה כנה "לא הספקתי להודות לכם מספיק עד היום, רציתי לומר לכם שהעבודה שלכם מאד מוערכת". שוקולד קטן, פתקון… אל תנסו לפצות ע"י הצגת הסך הכולל של כל הרתימה ששכחתם בבת אחת. זה נראה מגוחך וזה לא מעורר אימון. זה לא מגיע לצוות וגם לא יעזור לכם בשלבים האחרונים והקריטיים.
קל יותר להצליח בפרויקט כשיש צוות שעומד לצדכם וכדי שצוות באמת יהיה שותף, צריך לרתום אותו.
ולא ב-31 בדצמבר.
