לפני מספר שבועות, בקש ממני אחד מלקוחותי, סמנכ"ל חכם וחשוב, לסייע לו בהכנת תבנית דיווח חודשית. בתבנית זו, שגודלה יכנס למסך אחד או לדף A4, ידווחו לו עובדיו בצורה מאד מוגדרת ותמציתית על סטטוס הפרוייקטים והמשימות שבאחריותם.
יש בהגדרת תוכנית דיווח משהו מאד עקרוני וממצה. אתה צריך לחשוב על ה-KPIs (key performance indicators) של הפרויקט בצורה רצינית, אתה מחויב לקבוע מדיניות של אופן מדידה, אתה נדרש לוודא שהדיווח אמנם יספק לך אינדיקציה על סטטוס הפרויקט, המשימות והמשאבים.
אז ישבנו וחשבנו על עקרונות הדיווח, ציינו מספר דוגמאות, ואני חזרתי למשרד לגבש מתוך הדברים טיוטת תבנית. כעבור כמה ימים של בנית מטריצות והפיכתן, של התלבטות על שמות הכותרות והתחבטות אודות סדר הנתונים שלחתי מייל עם צרופה (attachment) והסתייגות. וכך כתבתי:
רצ"ב תבנית לדיווח… מה שאני שולחת מהווה בסיס לשינויים. אפשר לקבוע שיחה טלפונית ל-review או פגישה. מה שאתה מעדיף. בכל מקרה, בבקשה תשלח כל הערה שיש לך.
לאחר כמה ימים הגיע מענה:
בכוונתי להשתמש במה שיש ולשפר בהמשך.
הופתעתי.
מדובר במיסוד של תהליך חשוב ומורכב. וכך – פשוט להשתמש? האם לא נדרש מעבר על הדברים? מה עם fine tuning? בוודאי יש עוד מקום לשיפור…
וההפתעה לוותה בתובנה: לפעמים צריך פשוט להתחיל.
כל כך הרבה יוזמות נתקעות כי חושבים עליהם ומנתחים אותם ובודקים אותם ומאשרים אותם ומתלבטים לגבי הדרך הטובה ביותר ליישם אותם ובתוך כל הפעולות האלו לא מוצאים את הדרך להתחלה.
ואז חשבתי על הדברים הגדולים יותר שנתקלתי בהם בחיי המקצועיים והאישיים, וכל כך הרבה מהם היו דווקא אלו ש"השתמשו במה שיש ושפרו בהמשך".
פעילות האינטרנט של משרד החינוך שהתחילה כתוצאה מהחלטה של סופיה מינץ, המנמ"רית, להעלות כמה דפי HTML לרשת;
מינויים מוצלחים שהתחילו עם החלטה לאיש תפקיד על בסיס פוטנציאל;
טיולים מוצלחים אליהם יצאנו בלי תכנון מפורט, מפות ומחקר מקדים.
ועוד עשרות דוגמאות אם לא יותר.
אל תטעו.
אני דוגלת בתכנון. החברה שלי מאמינה בחשיבה מקדימה. אנחנו מתפרנסים מניתוח. אני אנליסטית ב-DNA שלי, אני מסוגלת להפוך ולנתח נושאים במשך שעות ואף ימים.
ולצד כל אלו ואולי אפילו בגלל האמור לעיל, אני מאמצת את הגישה של אותו מנמ"ר: דברים טובים וגדולים צריך לתכנן, אבל חייבים להתחיל.
מאת:
